Huishoudelijk reglement

 

1. Geldigheid huishoudelijk reglement

 

1. Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld op de algemene ledenvergadering van 16-11-2021.

2. Alle eerdere versies van dit huishoudelijk reglement worden hierbij vervallen verklaard.

 

2. LIDMAATSCHAP

 

1. Men is lid van schermvereniging Pallas na inlevering bij het bestuur van het volledig ingevulde papieren inschrijfformulier, en na acceptatie daarvan door het bestuur.

2. Bij inschrijving als nieuw lid dient men het inschrijfgeld, EUR 12,50, te voldoen.

3. Bij inschrijving verzorgt schermvereniging Pallas de (verplichte) inschrijving bij de schermbond KNAS

4. Opzegging van het lidmaatschap kan - conform artikel 11 lid 5 van de statuten - alleen schriftelijk en met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste twee maanden.

5. Bij opzegging van het lidmaatschap zoals beschreven onder punt 2.4 moet ‘schriftelijk’ worden gelezen als ‘alleen per brief of per e-mail’.

 

3. CLUBMATERIAAL

 

1. Onder clubmateriaal worden alle in het bezit van de vereniging Pallas zijnde materialen verstaan.

2. Clubmateriaal mag de schermzaal niet verlaten zonder toestemming van het bestuur.

3. Nieuwe leden kunnen bij aanvang van het lidmaatschap tot wederopzegging een uitrusting huren bestaande uit een wapen, een vest en een masker. De huur bedraagt EUR 70,00 bij inschrijving tussen 1 januari en 30 juni en EUR 35,00 bij inschrijving na 30 juni. Op het inschrijfformulier dient te worden aangegeven of het nieuwe lid hiervan gebruik wenst te maken. Het bij punt 3.2 gestelde blijft van kracht.

4. Na een jaar lidmaatschap wordt er van het lid verwacht dat hij/zij een eigen schermuitrusting aanschaft.

5. Indien gedurende het lidmaatschap door roekeloos gedrag clubmateriaal beschadigd of vernield wordt, dan dient de gebruiker de reparatie- of vervangingskosten te betalen.

6. Indien een lid clubmateriaal dat hem/haar ter beschikking is gesteld, verliest of om enig ander reden niet meer aan de vereniging kan teruggeven, dient hij/zij de volledige vervangingskosten te betalen.

7. Het bestuur kan in bijzondere omstandigheden besluiten om van de voorwaarden met betrekking tot het materiaal af te wijken. In deze gevallen zal een individuele bruikleenovereenkomst worden opgesteld.

 

4. CONTRIBUTIE EN DE BETALING DAARVAN

 

1. Ten behoeve van de contributiebepaling wordt het volgende onderscheid aangehouden: juniorleden zijn zij die meetrainen met de jeugdgroep, de overige leden zijn seniorleden.

2. De contributie wordt per 1 januari van elk kalenderjaar verhoogd met de inflatie, op basis van de gegevens van het CBS. Hiervoor is geen aparte toestemming van de algemene ledenvergadering nodig.

3. Een verhoging van de contributie, in aanvulling op hetgeen bij punt 4.2 is genoemd, wordt in de algemene ledenvergadering vastgesteld.

4. Het lidmaatschap van de KNAS is in de contributie inbegrepen.

5. De contributie kan naar keuze per half jaar of per heel jaar betaald worden.

6. De contributie dient voor de aanvang van elke contributieperiode (1 januari - 30 juni en 1 juli - 31 december of 1 januari. - 31 december) betaald te zijn.

7. De contributie kan naar keuze van het lid worden betaald met een automatische incasso.

8. Indien de contributie niet tijdig betaald wordt ontvangt het lid éénmaal een schriftelijke herinnering, daarna indien nodig een schriftelijke aanmaning.

9. Indien binnen 14 dagen na dagtekening van de bij punt 4.8 vermelde aanmaning de betaling bij de vereniging niet is ontvangen, dan zal de inning van de contributie uit handen gegeven worden aan een incassobureau. Alle bijkomende kosten (incassokosten e.d.) zijn dan voor rekening van het in gebreke gebleven lid.

10. Van de betalingsvoorwaarden kan worden afgeweken indien hierover vooraf met de penningmeester overeenstemming is bereikt.

 

5. HUISREGELS SCHERMZAAL

 

1. Alle schermers en trainers dienen tijdig (voor aanvang van de training) aanwezig te zijn.

2. De schermzaal is alleen toegankelijk voor schermers, trainers, bestuursleden en ouders/begeleiders van rolstoelschermers. Andere personen mogen de schermzaal alleen betreden na toestemming van het bestuur of de trainers.

3. Schermers moeten de aanwijzingen van trainers en/of bestuursleden te allen tijde opvolgen.

4. In uitzonderlijke gevallen mag worden afgeweken van de hiervoor genoemde huisregels.

 

6. PERSOONSGEGEVENS

 

1. Schermvereniging Pallas heeft de verplichting om persoonsgegevens zorgvuldig te behandelen.

2. De regels met betrekking tot de behandeling van persoonsgegevens zijn samengevat bijlage 1 van dit huishoudelijk reglement en maken hiervan onlosmakelijk deel uit.

 

7. UITZONDERINGSBEPALING

 

1. In die gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

 

Bijlage 1 - Databeheer

 

Artikel 1 DOEL 

Het stellen van regels ter bescherming van de privacy van de leden. (Kortweg komt het erop neer dat er een verplichting voortvloeit om persoonsgegevens zorgvuldig te behandelen). 

 

Artikel 2 DEFINITIE 

Persoonsgegevens: alles wat nodig is om een persoon te registreren als lid, d.w.z. naam, adres, woongegevens, geboortedatum (om onderscheid te maken tussen senior- en jeugdlid) en daarnaast bereikbaar- en beschikbaarheid gegevens. Aanvullend registreren wij ook nog eventuele functies, zoals bestuursfuncties, donateurs, ereleden en maîtres.

 

Artikel 3 TOESTEMMING EN OPSLAG GEGEVENS DIGITAAL LEDEN

Bij het aangaan van het lidmaatschap conformeert betrokkene zich met geldende regels m.b.t. privacy en verleent hij/zij nadrukkelijk toestemming tot het verzamelen van persoonsgegevens benodigd voor de bedrijfsvoering van S.V. Pallas en het uitoefenen van de schermsport. Voor jeugdleden dient S.V. Pallas toestemming te verkrijgen van de ouder(s) of wettelijk voogd. Dit gebeurt door het ondertekenen van het inschrijfformulier.

Hij/Zij geeft expliciet toestemming voor gebruik van deze gegevens voor:

- administratieve- en contributieverwerking;

- toezending van uitnodigingen voor bijeenkomsten vanuit SV Pallas;

- toezending van uitnodigingen voor schermtoernooien of andere initiatieven van andere verenigingen;

- verspreiden van foto- en/of filmmateriaal voor promotionele doeleinden, waarop leden wellicht zichtbaar kunnen zijn;

- het beschikbaar stellen van gegevens t.b.v. de database van de overkoepelende sportbond K.N.A.S. voor onder andere het verkrijgen van een inschrijfnummer en verplichte bondsbijdrage.

 

Artikel 4 ALGEMEEN 

De verantwoordelijkheid voor het beheer van de persoonsgegevens wordt gelegd bij degene die de gegevens beheert, in dit geval de secretaris, namens het bestuur. Het opslaan van gegevens van leden heeft het doel om bedrijfsmatig de administratie en service te optimaliseren. SV Pallas slaat daarvoor digitaal niet meer op dan strikt noodzakelijk is t.b.v. haar administratieve handelingen.

 

Artikel 5 BEVEILIGING 

SV Pallas draagt zorg voor: 

1. Optimale technische beveiliging van deze database middels firewall applicaties; 

2. Adequate bouwtechnische beveiliging van de systemen;

3. Voorkoming tot misbruik en toegang door derden tot deze database;

4. Beperking van verstrekking van informatie, tenzij hiertoe gelast door erkende Nederlandse autoriteiten.  

 

Artikel 7 INZAGE INTERN

Gegevens uit de in gebruik zijnde administratie zijn alleen beschikbaar voor de bestuursleden van SV Pallas en voor individuele leden voor wat betreft hun eigen opgeslagen gegevens. 

 

Artikel 8 WEIGERING TOT VERSTREKKING                                                                                                                    

S.V. Pallas verstrekt geen informatie t.b.v. reclamedoeleinden, al dan niet gerelateerd aan de vereniging en de schermsport, aan particulieren, of instanties of individuelen leden, anders dan het telefoonnummer of e-mailadres (tenzij dit door het lid expliciet is verboden). 

Er geldt één uitzondering: Te weten, de overkoepelende sportbond K.N.A.S., waarbij SV Pallas persoonsgegevens dient door te geven aan de ledenadministratie.

 

Artikel 9 VERWIJDEREN GEGEVENS

Het bestuur van SV Pallas verplicht zich, middels een verantwoordelijk functionaris, tot het ordentelijk bijhouden van de persoonsgegevens en het verwijderen van alle gegevens bij beëindiging van een lidmaatschap, en onthoudt zich van het verspreiden van gegevens, anders dan voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.   

                        

Deze bijlage is eerder vastgesteld door het bestuur op 19 mei 2018. De versie in dit huishoudelijk reglement vervangt de versie van 19 mei 2018.